Les événements, comme leur nom l’indique, sont des organisations qui gèrent des événements. C’est l’occasion de signaler des faits importants ou des faits d’intérêt. L’occasion peut prendre diverses formes telles qu’un salon, une fête, un événement d’entreprise ou même un festival. Le public cible variera en fonction de l’objectif de la marque ou du client, et toute personne intéressée par l’événement sera ciblée. En ce qui concerne le monde professionnel, les événements sont promus par la communication événementielle. L’industrie rassemble de multiples parties prenantes telles que les agences événementielles, les annonceurs et les fournisseurs de services.
Pour bien comprendre ce qu’est un événement, il est nécessaire de définir clairement ce qu’est un événement. En général, un événement est un fait important et significatif. Cela a donc suscité un certain intérêt. Cependant, les campagnes discutées ici sont conçues pour un public cible clairement défini. Ces événements peuvent être organisés pour des particuliers (B2C) ou pour d’autres professionnels (B2B) tels que des entreprises, des collectivités ou des associations. Dans le domaine de l’événementiel B2B, un événement peut être un salon, une conférence, un événement d’entreprise, une inauguration, un congrès, une session de team building, un séminaire, un lancement de produit, une tournée promotionnelle ou une réunion.
L’organisation d’un événement n’est pas une tâche simple. Mais je peux identifier 10 points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.
1. Définir l’objectif et le format: Formulez vos objectifs le plus précisément possible : vous souhaitez transmettre votre savoir aux participants, exprimer votre gratitude à un partenaire, lever des fonds pour un projet ou offrir un soin esthétique à vos invités ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles dans l’équipe, l’aménagement de la salle, la restauration et l’acoustique
2. Assez d’attention à la planification: Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la publicité de l’événement. Créez un document qui peut être utilisé par toute l’équipe, où chacun peut voir les tâches de chacun et la vue d’ensemble. Commencez par préparer une liste de tâches principales, puis étoffez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques qui doivent être complétées. Il est important d’indiquer dans le plan la durée de la tâche : le temps nécessaire pour la réaliser. Il est souvent sous-estimé et les préparatifs sont plus lents que prévu.
3. Préparez votre budget pour l’imprévisible: Passez en revue la liste des tâches et incluez-les dans votre budget. Cela vaut également la peine d’envisager des réserves pour l’imprévisible. Par exemple, il y a eu un incident à mon travail où il a plu le jour d’un événement extérieur. Nous avons dû changer d’emplacement immédiatement et déplacer tout l’équipement et le mobilier. Il vaut mieux anticiper et être prêt financièrement.
4. Le diable se cache dans les détails: Si vous voulez surprendre vos invités, pensez à tout jusque dans les moindres détails : comment ils s’inscriront, qui accueillera les participants et comment, quelle musique sera jouée, avez-vous un coin photo amusant, votre présentation Qu’est-ce qu’un atelier ressemblez-vous et comment votre équipe s’habille-t-elle et que faites-vous pendant les pauses ? Essayez de surprendre les gens et de créer des effets sensationnels, dépassant leurs attentes dans les choses les plus banales. C’est exactement ce qui donne le ton à l’événement.
5. Vérifiez l’emplacement et faites un plan B: Dès l’étape de sélection, assurez-vous d’inspecter le lieu par vous-même. Lorsque l’on s’y attend le moins, la climatisation dans le hall peut ne pas fonctionner correctement et il n’y a pas de toilettes pour handicapés. Vérifiez donc ces questions à l’avance.
6. Attribuer des responsabilités: Non seulement pendant la phase de préparation, mais aussi pendant l’événement, il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe. Attribuez les responsabilités par région.
7. Informez votre public de l’événement: Ne sous-estimez pas le temps qu’il faut pour promouvoir avec succès une campagne. Le type d’événement, le public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez un partenaire média, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir plusieurs partenaires, mais des partenaires ciblés au lieu de simplement présenter vos activités commerciales à tout le monde
8. Prêtez attention au service: soyez amical envers pour les participants, les conférenciers et les partenaires. Essayez de régler leurs problèmes ou problèmes et répondez à leurs attentes, même si vous êtes fatigué et que les choses ne se passent pas comme prévu. Les gens finissent par se souvenir de la façon dont ils ont été traités et de l’ambiance, pas de ce que l’orateur a dit sur scène.
9. Inspection finale 24 heures avant l’événement: Assurez-vous d’avoir informé les participants sur la façon de s’y rendre, d’avoir invité tous les VIP et de préparer les documents imprimés et le contenu audio et vidéo. Vérifiez que chacun comprend ses tâches et ses responsabilités et que l’espace est prêt. Pour ce faire, vous pouvez écrire un manifeste. Une liste de contrôle similaire peut être établie pour la préparation de l’audit le jour de l’événement : est-ce que tout est en place, est-ce que tout est en bonne voie, est-ce que tout est dans les temps. Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement et de donner une copie à chaque membre de l’équipe et bénévole. Donnez également à chacun un numéro de téléphone principal pour se joindre en cas d’urgence.
10. Demandez des commentaires (FEEDBACK): Vous pouvez être fatigué et heureux après, mais il est difficile d’évaluer objectivement comment tout s’est passé. C’est pourquoi les participants sont invités à remplir un formulaire d’évaluation imprimé à la fin de l’événement ou à remplir un formulaire en ligne lorsqu’ils rentrent chez eux. Demandez-leur d’évaluer différents aspects de l’événement : la logistique, les conférenciers, le lieu et le travail des organisateurs. Ces informations vous aideront à éviter de futures erreurs et à améliorer la qualité de vos campagnes. Si possible, obtenez des commentaires sur les médias sociaux ou enregistrez une critique vidéo à la fin de l’événement. Ceci est utile si votre événement a lieu à nouveau.
